Het nieuwe cateringcontract van de Provincie Flevoland, in werking sinds oktober 2020, benadrukt gezondheid, duurzaamheid, plantaardig eten, korte ketens en samenwerking met lokale leveranciers. Een terugblik op het traject met Mark van Baren, teamleider Facilitaire Zaken en hoofd BHV bij de provincie.
Door: Gerard Dessing, hoofdredacteur Facto
Mark is sinds maart 2019 Teamleider Facilitaire Zaken & Hoofd BHV bij Provincie Flevoland. Na zijn opleiding Hotel Management aan Saxion Hogeschool werkte hij in de hotellerie, voordat hij in 2015 overstapte naar de facilitaire sector. Eerst bij een grote cateraar en daarna bij het ziekenhuis in Lelystad. Kort na zijn indiensttreding bij de provincie moest hij een nieuwe aanbesteding voor eten en drinken voorbereiden en uitvoeren, omdat het bestaande contract afliep.
Mark: “Als voormalig cateringmanager bij het hoofdkantoor van de Rabobank ben ik goed bekend met de cateringwereld. Maar we hadden het gevoel dat actuele kennis over aanbesteden en de ontwikkelingen in de markt van belang zou zijn om het traject succesvol te doorlopen. Vandaar onze wens om een extern expert bij de aanbestedingsprocedure te betrekken.”
Er werd een uitvraag gedaan, kennismakingsgesprekken met diverse partijen volgden met als resultaat dat met Pieter van de Graaf, directeur bij The Food Office een samenwerking werd aangegaan om de aanbesteding eten en drinken en het daarbij behorende traject te begeleiden.
Geen harde eis, maar wel een uitdrukkelijke wens van de provincie was dat de toekomstige cateraar zou samenwerken met Flevofood, de vereniging van voedselbedrijven in Flevoland die bijdragen aan een krachtige regionale voedselketen. Na het formeren van een interne projectgroep, met vertegenwoordigers van FM, een inkoopadviseur, een jurist en medewerkers van de beleidsafdelingen ‘strategie en beleid’ en ‘gebiedsprogramma’s en Europa’, was de volgende stap het helder krijgen van de uitgangspunten en wensen en eisen rondom de restauratieve voorzieningen op het Provinciehuis.
Een aantal zaken werden al snel duidelijk. Belangrijk was dat de nieuwe dienstverlening zou aansluiten bij de doelstellingen van de organisatie, vastgelegd in het coalitieakkoord 2019-2023 en het door de politiek gedragen actieplan ‘Het goede voorbeeld’ voor duurzaamheid en circulariteit.
De uitgangspunten uit ‘Het goede voorbeeld’ werden voor de catering geconcretiseerd in focuspunten: eiwittransitie (minder dierlijk, meer plantaardig), tegengaan van voedselverspilling, werken met verantwoord geproduceerde producten, samenwerking met lokale producenten voor korte ketens en reductie van verpakkingsmaterialen.
Er werd ook een marktverkenning uitgevoerd met vijf cateraars en er volgde een tour langs verschillende projecten en bedrijven, waarbij onder meer Triodos Bank, een lokale kaasboer en een koffiebrander in Dronten werden bezocht. Dit alles om een beter beeld te krijgen van organisaties en innovatieve projecten waar duurzaamheid in relatie tot eten en drinken in de werkomgeving centraal staat.
Het Programma van Eisen voor de aanbesteding van restauratieve voorzieningen van de Provincie Flevoland bevatte onder meer de volgende punten:
Sinds oktober 2020 is de catering op het Provinciehuis gesloten, afgezien van enkele kleine diensten zoals het cateren van een of twee commissievergaderingen.
Door de komst van Corona kon de schouw, die aanvankelijk gepland stond voor 4 mei, geen doorgang vinden. Dit werd opgelost met foto’s en video’s van de belangrijkste ruimtes zoals het restaurant, de keuken en de koeling. Het belang van de schouw staat voor Mark als een paal boven water. “Ons restaurant is niet erg praktisch; het is klassiek ingericht met een ronde looplijn, schepbakken en warmhoudlampen. Er waren verbouwingsplannen om de inrichting en logistiek te verbeteren en het restaurant intensiever te gebruiken. Daarom moesten we toekomstige cateraars via foto’s en video’s de situatie laten zien.”
Na de uitvraag kwamen er acht inschrijvingen binnen, vijf van de cateraars die aan de marktverkenning hadden deelgenomen en drie van andere partijen. “De inschrijvingen waren goed van niveau, veel partijen hadden de opdracht goed begrepen. Ze sloten zeker aan bij dat wat wij zochten.”
De inschrijvingen werden door de aanbestedingsgroep afzonderlijk beoordeeld op een vijfpuntsschaal (2, 4, 6, 8 en 10 punten) per onderdeel. Na individuele beoordelingen en consensusoverleg werd een rangorde bepaald. Voor ‘Kwaliteit’ konden 100 punten worden behaald op vijf onderdelen: duurzaamheid (30), concept (25), KPI’s (20), communicatieplan (15) en personeel (10). Voor ‘Prijs’ werd een vaste aanneemsom bepaald, gebaseerd op de kosten van het oude contract plus een opslag voor extra wensen.
Omdat de budgetmethode werd gehanteerd, is alleen op kwaliteit beoordeeld. OSP, het duurzaamheidslabel van Vermaat, won de economisch meest voordelige inschrijving. Na de gunning in juli 2020 volgde de contractondertekening en werden praktische zaken afgerond, zoals het informeren van medewerkers en het aanpassen van de banquetingmap. Het nieuwe contract ging op 14 oktober van start.
Door de komst van de Coronapandemie was de start van de samenwerking ronduit bijzonder. Mark vertelt: “Aanvankelijk verwachtten we na de zomer versoepelingen en een beperkte terugkeer naar kantoor in september. Daarom moesten we de toenmalige cateraar voorbereiden op zes weken dienstverlening van begin september tot half oktober. Tegelijkertijd moesten we de nieuwe cateraar voorbereiden op een mogelijke sluiting. In september was er nog beperkte catering, maar door oplopende besmettingscijfers en het thuiswerkadvies van het kabinet sloot het kantoor weer. Vanaf 14 oktober is de catering weer gesloten, op een paar kleine diensten na, zoals commissievergaderingen met ongeveer tien deelnemers.”
De totale aanbestedingsprocedure vanaf de start tot inwerkingtreding van het contract heeft tamelijk lang geduurd. “Het was zeker de moeite waard. Anderhalf jaar is echt heel lang. Maar we hebben de tijd genomen om onder meer de vraag goed te formuleren met als resultaat dat wat we zochten we ook echt hebben gekregen.”
Het contract is afgesloten voor vier jaar, met tweemaal de mogelijkheid tot verlenging van 12 maanden. Mark had liever een langere looptijd gezien, misschien wel tien jaar, maar dat werd om juridische redenen afgeraden. “Als je in de stukken aangeeft dat je een lange termijn-doelstelling hebt, kun je niet met een tweejarig contract aankomen. We zochten een partnership dat vertrouwen uitstraalt. Met een looptijd van vier jaar en tweemaal een jaar verlenging kun je in ieder geval de nodige continuïteit bieden.”
Opvallend was dat Mark in de periode waarbij het kantoor weer wat meer bezet werd, samen lunchen opeens anders werd beleefd. “Waar lunchen normaal gesproken als noodzakelijk kwaad werd gezien, was het nu veel meer een sociaal moment om bij te praten met collega’s die je maanden niet had gezien. Mensen grepen het moment echt aan om met elkaar uitgebreid te lunchen, met een hogere gemiddelde besteding tot gevolg.”
De verandering van locatie-onafhankelijk, als gevolg van de Coronapandemie, betekent mogelijk een daling van omzet van de cateraar. Mark: “We hebben in de stukken opgenomen dat opdrachtgever en cateraar goed met elkaar in gesprek blijven over de gevolgen van de Coronapandemie. We betalen iedere maand een vaste aanneemsom, onafhankelijk van het aantal lunchgebruikers, dus in die zin staat de cateraar niet met lege handen.”
Terugkijkend is Mark positief. Het nieuwe contract voldoet aan politieke kaders, zoals korte ketens en duurzaamheid. Hij hoopt dat ook sceptici de gezondere keuzes zullen omarmen en geniet van de positieve reacties op populaire gerechten zoals pompoensoep.
Benieuwd naar onze visie op jouw vraagstuk? Neem gerust contact met ons op voor een kennismaking. De koffie of thee staan altijd klaar.
Pieter en Martine hebben ons ondersteund bij een complexe cateringaanbesteding, wat resulteerde in gezond, lekker en betaalbaar eten voor gebruikers. Hun inzet wordt zeer gewaardeerd.”