Waterschap Rijn & IJssel
Versterk de samenwerking met leveranciers: case Waterschap Rijn & IJssel
Houden jouw leveranciers zich wel aan de gemaakte afspraken? Hoe kom je daar precies achter? En kun je door middel van audits en workshops de samenwerking verbeteren? Bij Waterschap Rijn & IJssel waren ze benieuwd, want verbeterpunten in de samenwerking waren welkom. In deze case lees je hoe wij dit voor ze aanpakten én wat het ze opleverde.
Wij zijn goed geholpen bij het vormgeven van de wensen en verwachtingen ten aanzien van de dienstverlening. Ook zijn wij goed begeleid bij het intern gedragen krijgen van onze ambities. Ook nu nog ondersteunt The Food Office ons met raad en daad. Ze stellen zich flexibel op en bieden ook goede ondersteuning na afloop van het hele proces."
Elly Saris, Adviseur facilitaire zaken bij Waterschap Rijn en IJssel
Afspraken nakomen
Voor Waterschap Rijn & IJssel voerden we een aanbesteding voor catering uit. Dit begon met een grondige analyse van de huidige situatie, gevolgd door een marktconsultatie en workshops om hun behoeften te begrijpen. Na de aanbesteding en implementatie zijn we betrokken geweest bij het eerste contractjaar, waarbij we twee keer de contractuele audits hebben uitgevoerd om zowel de kwalitatieve als financiële afspraken te waarborgen.
Onze aanpak
We richtten ons op het behalen van optimale resultaten én het handhaven van transparantie gedurende het hele proces.
- Situatieanalyse: een overzicht is opgesteld waarin alle contractuele afspraken zijn vastgelegd, waaronder het Programma van Eisen (PVE), het contract en de offerte. Dit document fungeerde als een verzameling van alle eisen, beloften en afspraken die dienen als uitgangspunten voor de samenwerking. Het document is dynamisch opgesteld, zodat eventuele wijzigingen kunnen worden aangepast, waardoor het niet slechts een statisch document is maar eerder organisch groeit.
- Beoordeling leverancier: we hebben vastgesteld of de leverancier wel of niet aan de contractuele afspraken voldeed, waarbij we de redenen voor eventuele afwijkingen hebben geïdentificeerd.
- Communicatie: zorgen voor objectiviteit vanuit The Food Office en transparante communicatie tussen opdrachtgever en leverancier, wat de samenwerking en het vertrouwen aanzienlijk verbeterde.
- Optimalisatie: delen en bespreken van onze bevindingen uit de audits, door middel van een compact rapport met conclusies en adviezen, gericht op het identificeren en implementeren van verbeterpunten.
Afspraken onder de loep nemen
Uit de audits kwamen er verschillende verbeterpunten naar voren. Dat betekende dat we de afspraken en de prestaties van de leverancier goed onder de loep moesten nemen. Het was van belang om te achterhalen waar die verbeterpunten precies vandaan kwamen, wie erbij betrokken waren én hoe we dat in de toekomst konden voorkomen.
Conclusie
- Betere samenwerking: onze constructieve en transparante aanpak versterkt de samenwerking tussen leverancier en opdrachtgever, resulterend in optimale resultaten voor alle betrokken partijen.
- Verduurzaming: duurzaamheid stond voortdurend centraal in ons proces, wat perfect aansluit bij de kernwaarden van Waterschap Rijn & IJssel.
Koffie doen?
Benieuwd hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij het optimaliseren van leveranciersrelaties en contractbeheer? Neem contact met ons op. De koffie en thee staan altijd klaar.
Koffie doen?
Benieuwd naar onze visie op jouw vraagstuk? Neem gerust contact met ons op voor een kennismaking. De koffie of thee staan altijd klaar.
Wat anderen zeggen over The Food Office
The Food Office beschikt over veel kennis; onze aanbesteding werd uitstekend begeleid. We raden hen aan als adviseur en geloven dat ze waardevolle ondersteuning bieden.”