De inkoop van eten en drinken in de werkomgeving is met alle onzekerheden en veranderingen door corona lastiger dan ooit. Hoe pak je dat aan en waar moet je op letten?
Een overzicht van de gevolgen van de coronacrisis voor het verstrekken van eten en drinken in de werkomgeving én tips voor het succesvol inkopen van deze dienst.

Door: Pieter van de Graaf* 

Het jaar 2020 was in veel opzichten een bijzonder jaar. Zowel persoonlijk als zakelijk. En niet in de laatste plaats voor de wereld van eten en drinken. In het artikel ‘Eten zoals thuis… en andere cateringtrends’, dat precies een jaar geleden in Facto verscheen, stond dat de wereld van eten en drinken snel verandert. Als wij toen eens wisten wat wij nu weten…   

DE NIEUWE WERKELIJKHEID
Wat is er in 2020 veranderd? Als gevolg van de lockdown werken wij zoveel mogelijk thuis. Velen van ons werkten al vanuit huis, maar lang niet iedereen en ook niet iedere dag. De nieuwe werkelijkheid dwong ons tot het vinden van een manier waarop wij optimaal op afstand kunnen werken.

En wat blijkt? Thuiswerken heeft voordelen, maar er worden inmiddels ook nadelen ervaren. Zakelijk en privé lopen sneller door elkaar heen zonder afgebakende werkplek en -tijden. Daarnaast wijst onderzoek uit dat veel medewerkers moeite hebben met het gebrek aan persoonlijk contact en dat een deel bang is dat hierdoor hun inzet onvoldoende gewaardeerd wordt. 

GEVOLGEN VOOR DE ROL VAN ETEN EN DRINKEN IN DE WERKOMGEVING
Het is een open deur om te melden dat de nieuwe werkelijkheid gevolgen heeft voor de werkomgeving. Na de coronacrisis zal de bezetting op kantoor lager zijn. Hoeveel minder is nu nog moeilijk te voorspellen, dat is op dit moment de one million dollar-question.  

Toch is de verwachting dat er altijd medewerkers naar kantoor zullen komen. Is dit niet om te werken – dit kan immers prima vanuit huis – dan is het om collega’s en anderen persoonlijk te ontmoeten. Want daar hebben veel medewerkers behoefte aan.
De functie van het kantoor zal dan ook veranderen van een plek om te werken naar een plek om te ontmoeten en samen te werken. En het kantoor zal juist die functie en activiteiten, waarbij persoonlijk contact (gevoelsmatig) onmisbaar is, maximaal moeten gaan faciliteren.  

De verstrekking van eten en drinken speelt hierbij een belangrijke rol: eten en drinken is emotie, het brengt mensen samen en draagt bij aan de persoonlijke ontmoeting. Ook kan het medewerkers verleiden om regelmatig naar kantoor te blijven komen, en dat is essentieel om medewerkers betrokken te houden.

Is deze rol nieuw? Nee, zeker niet. Vanuit strategisch perspectief heeft eten en drinken deze rol eigenlijk altijd al vervuld. Eten en drinken in de werkomgeving staat in dienst van het primaire proces van de organisatie. Maar als de omgeving waar dit proces plaatsvindt verandert, dan moet ook de wijze waarop de organisatie hier invulling aan geeft, veranderen.

ONTWIKKELING IN DE MARKT VAN ETEN EN DRINKEN
Alternatieve concepten 

Aan de leveranciers van eten en drinken – zowel cateraars als leveranciers van warme dranken – de opdracht maximaal in te spelen op deze veranderingen. Dit is geen gemakkelijke opgave. Voor de leveranciers zijn het ongekende tijden: veel bedrijfsrestaurants zijn tijdens de coronacrisis (blijvend) gesloten en het aantal bezoekers van de restaurants die wel geopend zijn, is aanzienlijk lager dan vóór de crisis. Ook het gebruik van koffieautomaten is sterk afgenomen. De omzetdaling die dit alles tot gevolg heeft, betekent helaas veel ontslagen. Rabobank voorspelt dat de verwachte omzet van kantines en catering in 2021 circa 24% lager ligt dan in 2019.
Van de leveranciers wordt veel creativiteit gevraagd om deze daling op te vangen met alternatieve concepten en oplossingen voor de verstrekking van eten en drinken.  

‘Het aantal bezoekers van bedrijfsrestaurants die wel geopend zijn, is aanzienlijk lager’

Een aantal concepten staat als gevolg van de veranderingen op dit moment in een verhoogde belangstelling. Denk aan onbemande retailconcepten en zakelijke bezorgdiensten. Een goed voorbeeld hiervan is de recente samenwerking tussen Albert Heijn en Selecta Nederland voor de plaatsing van onbemande ‘minisupermarkten’ in bedrijfspanden. Dit voorbeeld geeft ook aan dat dergelijke concepten van strategisch belang zijn voor organisaties die nog niet actief waren in de werkomgeving. Door de ontwikkelingen in de markt sluiten deze concepten in bepaalde gevallen beter aan bij de nieuwe werkelijkheid.   

Contractuele afspraken  

De leveranciers hebben in het afgelopen jaar ook ervaren dat veel van de afspraken die zij met hun opdrachtgevers hebben gemaakt niet of onvoldoende aansluiten bij de huidige situatie. Want wat te doen met de kosten als het restaurant voor een langere tijd van overheidswege gesloten moet worden? En wat te doen als niet de overheid besluit het restaurant te sluiten, maar de opdrachtgever? Scenario’s waar weinigen rekening mee zullen hebben gehouden.  

Ook de verrekening van de kosten door middel van een vaste aanneemsom of, in het geval van veel hogescholen en universiteiten een pachtsom, volstaat niet meer. Deze verrekening is gebaseerd op uitgangspunten die door de coronacrisis niet meer van toepassing zijn. Deze zijn radicaal veranderd en zullen in de nabije toekomst niet meer op het oorspronkelijke niveau komen.

Dit geldt overigens ook voor de verrekening van de kosten voor de verstrekking van koffie en thee. Aan de veel toegepaste ICP (de integrale consumptieprijs waarin de vaste kosten van deze verstrekking zijn verdisconteerd over de verwachte variabele afname) durven weinig leveranciers hun handen nog te branden als gevolg van de sterk gewijzigde afnames.    

Wat blijft 

Er zijn ook zaken die niet veranderd zijn! Ondanks de veranderingen in de markt staan thema’s als duurzaamheid en gezondheid nog steeds hoog genoteerd op de facilitaire agenda’s. Misschien wel hoger dan ooit. Zo merken we door de coronacrisis nog meer dan voorheen dat vitale medewerkers van levensbelang zijn voor een gezond bedrijf. Het nieuwe werken vraagt veel flexibiliteit van werknemers. Om hier goed mee om te gaan moet je mentaal en fysiek gezond zijn. Je bent een goede werkgever als je je mensen helpt gezonder en gelukkiger te worden.  

DE GEVOLGEN VOOR DE OPDRACHTGEVER
Eten en drinken als ondersteuning van het primaire proces 

De opdrachtgever wordt meer dan ooit gedwongen na te denken over de rol van eten en drinken als ondersteuning van het primaire proces, en dat binnen een sterk veranderende omgeving. In de dagelijkse praktijk gaan opdrachtgevers hier verschillend mee om.  

Zo zijn er opdrachtgevers die bewust afwachten welke consequenties de veranderingen op de lange termijn voor hun werkomgeving hebben. Andere kiezen ervoor hun samenwerking met de leverancier op te zeggen en een alternatief concept in gebruik te nemen of de dienstverlening (tijdelijk) stop te zetten. 
De keuze die opdrachtgevers maken, hangt vaak sterk af van de fase waarin de huidige samenwerking zich bevindt. Als deze zich in het eindstadium bevindt, zijn er andere mogelijkheden dan wanneer een nieuwe overeenkomst nog maar net is afgesloten. Het hangt ook sterk af van het type organisatie dat je bent en welke afspraken aan de basis liggen van de samenwerking. Ondanks het feit dat de crisis meer bewegingsruimte biedt, dienen overheidsinstellingen zich nog steeds aan de Aanbestedingswet te houden.  

The floor is yours 

Aan de opdrachtgever de taak te bepalen welke bijdrage de verstrekking van eten en drinken moet leveren aan het primair proces van de organisatie. Zij moet op basis van strategische doelstellingen de uitgangspunten van deze verstrekking bepalen en hier de wensen en verwachtingen van de medewerkers in meenemen. Want zijn het niet de medewerkers die straks bepalen waar en wanneer zij werken? Het is daarom dan ook belangrijker dan ooit hen te betrekken bij de inkoop van eten en drinken. Zij zijn de nieuwe werkelijkheid! 

‘Je moet terug naar de tekentafel en je openstellen voor alle (on)mogelijkheden’

Terug naar de tekentafel 

Alles wat was, is niet meer: als opdrachtgever kun je het jezelf niet permitteren om de nieuw in te kopen dienst voort te borduren op de wijze waarop eten en drinken werd verstrekt in de periode vóór de coronacrisis. Je moet terug naar de tekentafel en je openstellen voor alle (on)mogelijkheden. Dit kun je doen door in scenario’s te denken. In dit proces moet het risico op jumping to conclusions worden voorkomen: zorg ervoor dat je de uitgangspunten van de nieuwe werkomgeving en de wensen en verwachtingen zo goed als mogelijk inzichtelijk hebt. Maak geen overhaaste beslissingen, neem de tijd en las desnoods een tijdelijke tussenfase in.   

De achterkant 

Denk als opdrachtgever ook na over hoe je de afspraken met de leverancier wilt inrichten en welke kosten je bereid bent te betalen voor de verstrekking van eten en drinken. Het goed en continu in kunnen blijven spelen op de mogelijke toekomstige veranderingen vraagt om een flexibelere samenwerking met de leverancier. Dit vraagt om loslaten: minder technische SLA’s en meer sturen op output. Het resultaat, de bijdrage aan het primaire proces, is dat wat telt.    

Tips voor succesvol inkopen van eten en drinken in de werkomgeving 

Denk goed na over de rol van eten en drinken voor het primaire proces. De functie van kantoor verandert, dus ook de reden waarom je eten en drinken verstrekt. Probeer niet zelf het wiel uit te vinden, betrek de medewerkers en stel hen de vraag wat zij van de nieuwe werkomgeving verwachten. Zij weten dit als geen ander.  

Breng de (on)mogelijkheden die je hebt in kaart (bijvoorbeeld in de vorm van scenario’s) en voorkom het risico van jumping to conclusions. Zorg dat je de uitgangspunten van de nieuwe werkomgeving zo goed als mogelijk inzichtelijk hebt. Zijn deze nog niet bekend, maak nooit overhaast belangrijke keuzes. Las desnoods een tussenfase in.
 
Stel je open voor alle mogelijke oplossingen en concepten. Ook de concepten die eerder voor jouw situatie niet opportuun leken. Ga op zoek naar de oplossing of het concept dat het beste past bij de nieuwe werkelijkheid en die aansluiten bij het kantoor dat persoonlijk ontmoeten faciliteert en waar medewerkers graag komen.

Houd rekening met het feit dat de verstrekking van eten en drinken meer geld gaat kosten. Leveranciers zullen minder grote risico’s nemen en minder snel vaste prijzen afspreken. De focus komt meer dan ooit te liggen op kwaliteit. De zogenaamde open boek–contracten zullen binnenkort waarschijnlijk hun intrede weer doen. Is een kostenstijging erg? Nee, want eten en drinken in de nieuwe werkelijkheid is geen kostenpost, maar levert meerwaarde. De vraag alleen is wat deze meerwaarde jouw organisatie mag kosten en hoe je deze kosten met de leverancier inzichtelijk maakt. 

Meer dan ooit wordt de output van de samenwerking tussen opdrachtgever en leverancier van belang. De tijd is nu echt gekomen om technische SLA’s los te laten: het uitgangspunt van de samenwerking met de leverancier moet zijn in welke mate haar dienst bijdraagt aan de doelstelling van de verstrekking van eten en drinken.
   
Contracten moeten flexibel worden ingericht. De toekomst moet nog geschreven worden: als organisatie moet je inspelen op de veranderingen die nog gaan komen.
Houd vast aan thema’s als duurzaamheid en gezondheid. Laat als werkgever zien dat het jou menens is als het gaat om belangrijke maatschappelijke onderwerpen.